Datenschutzerklärung

§ 1 – Einleitung

PDF naar MT940 V.O.F., Molenstraat 97, 6712 CT, Ede, Niederlande, eingetragen bei der niederländischen Handelskammer (Kamer van Koophandel) unter Nr. 93552254, handelnd unter der Geschäftsbezeichnung „PDF nach MT940” (nachfolgend „PDF nach MT940”, „wir” oder „uns”), misst dem Schutz personenbezogener Daten große Bedeutung bei. In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken, auf welchen Rechtsgrundlagen und welche Rechte Sie haben.

PDF nach MT940 erbringt seine Dienste ausschließlich gegenüber geschäftlichen Auftraggebern (B2B). Diese Datenschutzerklärung richtet sich an Ansprechpartner unserer (potenziellen) geschäftlichen Auftraggeber, Besucher unserer Website und Personen, die eine Bewertung abgeben.

§ 2 – Unsere Rolle: Auftragsverarbeiter und Verantwortlicher

Bei der Erbringung unserer Dienstleistung haben wir nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zwei unterschiedliche Rollen:

Auftragsverarbeiter — Für personenbezogene Daten, die in den vom Auftraggeber übermittelten Kontoauszügen enthalten sind (wie Namen, IBANs, Verwendungszwecke und Transaktionsdaten von Kunden oder Geschäftspartnern des Auftraggebers), handelt PDF nach MT940 als Auftragsverarbeiter im Sinne des Artikels 4 DSGVO. Der Auftraggeber ist in diesem Fall der Verantwortliche. Die Verantwortung für die Information der betroffenen Personen, deren Daten in den Auszügen enthalten sind, die Festlegung der Rechtsgrundlage und die Beantwortung von Betroffenenrechten liegt beim Auftraggeber. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Artikel 28 Abs. 3 DSGVO ist auf unserer Website verfügbar.

Verantwortlicher — Für personenbezogene Daten unserer Ansprechpartner, Websitebesucher und Bewertenden (wie Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsdaten und Nutzungsdaten unserer Website) handelt PDF nach MT940 als Verantwortlicher. Auf diese Verarbeitung findet diese Datenschutzerklärung Anwendung.

§ 3 – Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten

Je nach Ihrer Interaktion mit uns können wir folgende personenbezogene Daten verarbeiten:

Kontakt- und Unternehmensdaten: Firmenname, Name des Ansprechpartners, Funktion, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Rechnungsadresse.

Daten aus übermittelten Dokumenten: personenbezogene Daten, die in den vom Auftraggeber übermittelten Kontoauszügen enthalten sind. Diese verarbeiten wir ausschließlich im Auftrag des Auftraggebers (siehe Abschnitt 2).

Websitenutzung: IP-Adresse, Gerätedaten, Browserinformationen und Nutzungsverhalten, erhoben über Cookies und vergleichbare Techniken.

Bewertungen und Feedback: Wenn Sie eine Bewertung abgeben, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den Firmennamen, die Bewertung und den Inhalt der Bewertung.

§ 4 – Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich für folgende Zwecke und auf Grundlage der jeweils genannten Rechtsgrundlagen aus Artikel 6 DSGVO:

Erbringung unserer Dienstleistung: die Umwandlung von Kontoauszügen in strukturierte Dateiformate wie MT940 und CAMT.053. Rechtsgrundlage: Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) hinsichtlich unserer Ansprechpartner; hinsichtlich des Inhalts der Auszüge handeln wir als Auftragsverarbeiter (siehe Abschnitt 2).

Rechnungsstellung und Verwaltung: das Erstellen, Versenden und Aufbewahren von Rechnungen sowie die Erfüllung steuerlicher und administrativer Pflichten. Rechtsgrundlage: rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Kundenkommunikation und Support: die Beantwortung von Fragen, der Versand von Transaktions- und Benachrichtigungs-E-Mails und die Behandlung von Beschwerden. Rechtsgrundlage: Erfüllung eines Vertrags und berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO).

Analyse und Verbesserung der Website: die Analyse der Websitenutzung über analytische Cookies. Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Marketing und Retargeting: sofern Sie hierfür eingewilligt haben, können wir Marketing-Cookies einsetzen, um personalisierte Werbung auf externen Plattformen anzuzeigen. Rechtsgrundlage: Einwilligung.

Veröffentlichung und Verwaltung von Bewertungen: das Sammeln, Veröffentlichen und Verwalten von Bewertungen über unsere Dienstleistung. Rechtsgrundlage: Einwilligung.

PDF nach MT940 setzt keine automatisierte Entscheidungsfindung mit Rechtswirkung für betroffene Personen ein.

§ 5 – Cookies und Tracking

Wir verwenden auf unserer Website Cookies für funktionale, analytische und Marketing-Zwecke. Funktionale Cookies sind für das ordnungsgemäße Funktionieren der Website erforderlich und werden ohne Einwilligung gesetzt. Analytische Cookies (wie Google Analytics) erfassen Informationen über die Nutzung unserer Website; Marketing-Cookies dienen dazu, personalisierte Werbung auf externen Plattformen anzuzeigen. Analytische und Marketing-Cookies werden ausschließlich nach Ihrer Einwilligung gesetzt. Die Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät und der Zugriff darauf erfolgen, soweit nicht unbedingt erforderlich, nur mit Ihrer Einwilligung nach § 25 TDDDG. Sie können Ihre Cookie-Einstellungen über unseren Cookie-Banner jederzeit verwalten, anpassen oder widerrufen.

§ 6 – Weitergabe von Daten an Dritte

Wir geben personenbezogene Daten nur dann an Dritte weiter, wenn dies für unsere Dienstleistung erforderlich ist oder um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Mit allen Auftragsverarbeitern haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Artikel 28 DSGVO geschlossen. Folgende Kategorien von Dritten können eingeschaltet werden:

Hosting und Speicherung: Google Cloud Platform, für Hosting und vorübergehende Speicherung von Daten innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR).

E-Mail-Dienste: Microsoft Exchange (Outlook) für den Versand von Transaktions- und Benachrichtigungs-E-Mails sowie für die geschäftliche Korrespondenz; Brevo (Sendinblue SAS) für den Versand von Marketing- und Informations-E-Mails.

Webanalyse: Google Analytics zur Erhebung von Website-Statistiken, soweit Sie hierfür über den Cookie-Banner eingewilligt haben.

Justiz- und Behörden: sofern wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind.

Sofern eine dieser Parteien personenbezogene Daten außerhalb des EWR verarbeitet, geschieht dies auf Grundlage eines geeigneten Übermittlungsmechanismus wie des EU-US Data Privacy Frameworks oder der Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses) der Europäischen Kommission.

§ 7 – Aufbewahrungsfristen

Wir bewahren personenbezogene Daten nicht länger auf, als für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist. Es gelten folgende Aufbewahrungsfristen:

Übermittelte Dokumente und die daraus erzeugte Ausgabe: höchstens 14 Tage nach Verarbeitung. Danach werden sie automatisch und unwiderruflich gelöscht.

Rechnungs- und Verwaltungsdaten: 7 Jahre, gemäß der gesetzlichen steuerlichen Aufbewahrungspflicht (Artikel 52 des niederländischen Allgemeinen Steuergesetzes, Algemene wet inzake rijksbelastingen).

Kontakt- und Kontodaten: solange der Vertrag läuft und bis höchstens 12 Monate nach der letzten Nutzung der Dienstleistung, sofern keine Zahlungsrückstände oder ein laufendes Inkassoverfahren bestehen.

Bewertungen: solange sie für unsere Dienstleistung relevant sind oder bis der Bewertende um Löschung ersucht.

§ 8 – Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

Recht auf Auskunft über Ihre Daten (Art. 15 DSGVO)

Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)

Recht auf Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO), soweit dies gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nicht entgegensteht

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird

Sie können Ihren Antrag über info@pdfnachmt940.de stellen. Wir antworten innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Antrags. Ist Ihr Antrag komplex oder erhalten wir mehrere Anträge, können wir diese Frist um zwei Monate verlängern. In diesem Fall informieren wir Sie darüber innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Antrags.

Werden Ihre Daten als Teil übermittelter Dokumente von uns als Auftragsverarbeiter verarbeitet, richten Sie Ihren Antrag bitte an den Verantwortlichen (den Auftraggeber, der die Dokumente übermittelt hat). Wir unterstützen diesen Auftraggeber auf Wunsch bei der Bearbeitung.

§ 9 – Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht ordnungsgemäß verarbeiten (Art. 77 DSGVO). Da PDF nach MT940 in den Niederlanden niedergelassen ist, ist die zuständige (federführende) Aufsichtsbehörde die niederländische Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl). Personen in Deutschland können sich daneben auch an die Datenschutzaufsichtsbehörde ihres Bundeslandes wenden.

§ 10 – Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit anpassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist stets auf unserer Website verfügbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir unsere Auftraggeber per E-Mail.

§ 11 – Kontakt

Haben Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten? Dann kontaktieren Sie uns:

PDF naar MT940 V.O.F. · Molenstraat 97, 6712 CT Ede, Niederlande · KvK: 93552254 · E-Mail: info@pdfnachmt940.de

Stand / Versie: 2. Juni 2026 · PDF nach MT940